KVKK

OKCAN AKADEMİ

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1. GİRİŞ

Özel nitelikli kişisel veriler, öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Bu nedenle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda özel nitelikli kişisel verilere, diğer kişisel verilere göre özel önem atfedilmiş ve özel nitelikli kişisel verilerin çok daha sıkı şekilde korunmaları gerektiği belirtilmiştir. İşbu politika özel nitelikli kişisel verilerin korunması ile ilgili olarak veri sorumlusu bünyesinde yer alan prosedür ve bilgilendirmelere yönelik hazırlanmıştır.

Politika kapsamında Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “Kanun” olarak, Okcan Akademi kurucusu veri sorumlusu Yusuf Janbert Okcan olarak anılacaktır. Okcan Akademi, Yusuf Janbert OKCAN tarafından geliştirilmiş olup; çocukların nörogelişimsel, bilişsel ve sosyal becerilerinin değerlendirilmesine ve eğitim süreçlerinin desteklenmesine yönelik bilimsel materyal, test ve dijital çözümler sunan bir öncü eğitim ve analiz platformudur. Platform yapay zeka teknolojileri ile desteklenmiş içerikleri aracılığıyla güvenilir, ölçülebilir ve profesyonel hizmet sağlamayı amaçlamaktadır. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası “Politika” olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu “Kurul” olarak anılacaktır.

2. POLİTİKANIN AMACI

Okcan Akademi tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel veriler hukuka uygun olarak işlenmekte ve özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Okcan Akademi tarafından kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Okcan Akademi bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Ayrıca Kanun’un 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler de alınmakta ve Kurul kararları kapsamında hareket edilmektedir.

3. POLİTİKANIN KAPSAMI

İşbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasıyla Kanun, ilgili mevzuat ile Kurul kararları kapsamında ve genel ilkeler çerçevesinde özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde gereken usul ve esaslar belirlenmekte ve özel nitelikli kişisel verilerin korunması için gereken idari ve teknik tedbirler ile Kurul kararıyla belirlenen yeterli önlemler açıklanmaktadır.

4. TANIMLAR

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir. İşbu politika kapsamında veri sorumlusu Yusuf Janbert OKCAN olarak kabul edilmiştir.

Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir. Kanun’un 6.maddesinde düzenlenmiştir ve bu verileri, özel nitelikli kişisel veri ya da hassas veriler olarak kabul etmektedir.

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

5. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE İŞLENME AMAÇLARI

Özel nitelikli kişisel veriler Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 6. maddesi uyarınca ilgili kişinin açık rızası ile işlenebilecektir. Ancak Kanunda sayılan hallerde, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ilgili kişinin açık rızası olmadan da mümkündür. Bu kapsamda;

Özel nitelikli kişisel veriler veri sorumlusu tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa yönelik hükümler de içeren Ceza Muhakemesi Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun’un, 12/3/2024 tarihli ve 32487 sayılı Resmî Gazete’de  yayınlanması üzerine 01.06.2024 tarihinden itibaren aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

a)İlgili kişinin açık rızasının olması,

1. b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
2. c) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

ç) İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,

1. d) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
2. e) Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
3. f) İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
4. g) Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması, hâlinde mümkündür
5. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ VE İŞLENME AMAÇLARI

Okcan Akademi bünyesinde toplanan özel nitelikli kişisel verileriniz aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenebilecektir:

• Denetim/Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Psikolojik Danışmanlık Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Ürün/Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal/Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Yürütülmesi
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Denetimi
• Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Talep/Şikayetlerin Takibi
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi;
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temini
• İlgili mevzuat gereği saklanması gereken verilere ilişkin bilgilerin muhafaza edilmesi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

Amaçları doğrultusunda özel nitelikli kişisel veriler işlenmektedir. Bu kişisel veriler sadece o kişisel verinin toplanma amacı ve gerekliliği ile uyumlu ilgili kişilerden toplanmaktadır. Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında ilgili kişilerin kimler olduğu Okcan Akademi Kişisel Veri İşleme Envanterinde; veri kategorileri bazında ilgili kişiler Veri Sorumluları Sicili’ne kayıtta belirtilmiştir. Bu kapsamda aşağıda belirtilen kişisel veriler işlenmektedir:

Sağlık Verisi: Kişinin sağlık durumuna ilişkin veri grubudur.

7. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI

Okcan Akademi, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler veri sorumlusunun o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, veri sorumlusunun uygulamaları uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra ilgili kişiye ait kişisel veri veri sorumlusu tarafından oluşturulmuş “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

9.ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERE ERİŞİM 

Okcan Akademi bünyesinde sağlık bilgileri haricindeki özel nitelikli kişisel veriler Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 6. maddesi uyarınca  “İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması” durumlarında işlenmektedir. Bu kapsamda sağlık verileri dışındaki kişisel verilere erişim çalışanlara yetki matrisi kapsamında sadece ilgili departmanlarca sınırlı tutulmuştur. Danışanlara ait özel nitelikli kişisel veriler yer alan veri sorumlusu kişi tarafından işlenmekte ve muhafaza edilmektedir.

Sağlık bilgileri içeren kişisel veriler Okcan Akademi bünyesinde sadece kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan danışman tarafından toplanmaktadır. Sağlık verileri sadece belirtilen yetkili kişilerce erişimin sınırlı olduğu ortamlarda tutulmaktadır.

Okcan Akademi tarafından işbu Politika ile özel nitelikli kişisel verilere erişim belirlenmiştir. Okcan Akademi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu farkındalığının sağlanması amacıyla eğitimler alınmaktadır.

10. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 6.maddesinin 4.fıkrasında “Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.” şeklinde özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi için veri sorumlusu tarafından ayrıca Kurul tarafından belirlenen önlemlerin alınması gerektiği düzenlenmiştir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 karar numaralı kararıyla özel nitelikli kişisel veri işleyen veri sorumlularının alması gereken yeterli önlemler belirlenmiştir. Kurul kararı ve Kanun doğrultusunda Okcan Akademi tarafından özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi amacıyla aşağıda sayılan teknik ve idari tedbirler alınmaktadır:

1- Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika ve prosedür belirlenmiştir.

2-Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise;

1. a)Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
2. b)Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
3. c)Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.

ç)Verilere bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.

d)Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlanmaktadır.

4- Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;

1. a)Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemler alınmakta ve bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

5- Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacaksa;

1. a)Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır.
2. b)Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır.
3. c)Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilebilecektir.

ç) Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.

Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra veri sorumlusu tarafından değişen ve güncelleşen teknolojik imkânlar takip edilmekte olup, ihtiyaç durumuna  göre teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

11. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI

Okcan Akademi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak ilgili kişinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişiye yol göstermektedir ve Okcan Akademi, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve ilgili kişilere gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

11.1 Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin hakları

Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kişisel Verilerin KorunmasıKanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11.2. Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 11.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarati faaliyetler kapsamında işlenmesi,
4. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel verisi işlenen ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 11.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

1. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
2. Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
3. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
4. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

11.3. Kişisel İlgili kişinin Haklarını Kullanması

İlgili kişi, KVKK’nın ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki haklarını Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre,  Merkez Mah. Abide-İ Hürriyet Cad. Meydan Ap No: 143 İç Kapı No: 8 Şişli/ İSTANBUL adresine yazılı olarak veya info@okcanakademi.com adresine e-postanızın Okcan Akademi sistemlerinde kayıtlı olması şartı ile e-posta adresine elektronik ortamdan iletmek suretiyle başvurarak kullanabilecektir.

Unvan: YUSUF JANBERT OKCAN

Telefon Numarası: 0531 359 43 36

Posta Adresi : Merkez Mah. Abide-İ Hürriyet Cad. Meydan Ap No: 143 İç Kapı No: 8 Şişli/ İSTANBUL

E-posta adresi : info@okcanakademi.com